Nunca na história desse país se viu tanta gente trabalhando de home office. 😅 Brincadeiras a parte, o momento é delicado por conta do novo coronavírus e muitas empresas já estão recomendando que seus funcionários trabalhem de casa. Mas o que pode ser o sonho de muita gente, exige muita disciplina, foco e comprometimento. Isso porque as distrações são muitas, afinal de contas, como resistir ao sono depois do almoço com a cama ali do lado? Ou não se distrair com a TV ligada? Calma! Vamos apresentar algumas dicas para você trabalhar home office.  

Existem muitas opções de aplicativos no mercado para auxiliar na produtividade de diferentes formas, por isso separamos os principais por categoria de necessidade. Confere:

Armazenar documentos

Trabalhar de casa muitas vezes significa não ter acesso a rede da empresa para fazer backup dos documentos. E todo mundo que já tem alguma experiência de trabalho sabe que ter um armazenamento seguro poupa muita refação de trabalho. Quem nunca perdeu um documento porque esqueceu de salvar, o computador desligou sozinho ou faltou energia não sabe o que é desespero. Por isso, ter seus arquivos na nuvem é muito importante. O Google, por exemplo, disponibiliza ferramentas gratuitas para criar e armazenar arquivos. No Google Docs você pode criar documentos, planilhas e apresentações que ficam salvas automaticamente na sua conta. Já para outros tipos de arquivos, tem o Google Drive, que serve para salvar fotos e vídeos, por exemplo.  

Organizar tarefas

Talvez essa seja uma das tarefas mais difíceis, e não só para quem está no home office. Afinal de contas, sempre entram projetos de “última hora” que você tem que passar na frente de outros ou conseguir dividir muito bem o seu tempo. Quem nunca esqueceu de algo que não anotou? Ou achou que a data da reunião era outro dia? Para isso existem alguns aplicativos que te ajudam a organizar suas tarefas, reuniões e outras demandas. Trello, Evernote e Asana são exemplos de aplicativos onde você pode criar listas, gerenciar suas tarefas, formar grupos de colaboração e delegar prazos. Todos possuem versões gratuitas e é só escolher o que mais se encaixa com suas necessidades.

Calls

As famosas calls, ou vídeo chamadas, já fazem parte da rotina de muita gente. Quando se trata de não poder sair de casa, ela se torna essencial para se comunicar com outros colegas de trabalho, fornecedores e clientes. Skype é uma das ferramentas mais antigas para esse tipo de chamada e permite calls gratuitas, basta que a outra pessoa também tenha uma conta na plataforma. O Zoom é outra ferramenta gratuita que você pode enviar o link da reunião para outra pessoa, sem precisar que ela tenha uma conta. Já o Hangouts Meet do Google funciona parecido com o Zoom, porém tem uma opção paga, onde você tem outras funcionalidades, como o armazenamento na nuvem via Google Drive (que comentamos ali em cima) sem limite de espaço.

Enviar arquivos

Apresentações, vídeos e imagens são itens enviados diariamente por muitas pessoas. Mas nem sempre o bom e velho e-mail dá conta de enviar arquivos muito pesados. Na falta de um pendrive para enviar para a pessoa do lado ou mesmo de uma rede de acesso compartilhada com todos da empresa, é possível usar o We Transfer. Ele é um site que permite que você envie arquivos grandes para que a pessoa do outro lado da telinha baixe. O arquivo fica disponível por até 7 dias e a ferramenta é gratuita.

Bloquear distrações e monitorar tempo

As distrações que já acontecem no escritório, aumentam em larga escala em casa. Mas para te ajudar a concentrar em uma tarefa e ver se você está fazendo ela no tempo adequado, existem duas ferramentas que podem te ajudar. O Strict Workflow é uma extensão para o navegador Google Chrome que bloqueia páginas de distrações enquanto você estiver trabalhando. Na configuração do aplicativo você pode escolher quais páginas serão bloqueadas e por quanto tempo. Já o Toggl é um app de gestão do tempo, onde você pode cronometrar o tempo gasto em cada tarefa e depois analisar quanto tempo leva em média para realizar cada coisa.

Dicas

Além das ferramentas citadas acima, existem dicas simples para você fazer no dia a dia em casa que vão ajudar muito no seu trabalho.

Local de trabalho

Defina um canto da casa que será o seu local de trabalho durante o home office. Isso vai fazer com que você treine sua mente para saber que ali é local de trabalho e os outros lugares da casa continuam sendo para o seu descanso. Se você trabalhar uma hora em cada canto, você vai começar a confundir trabalho com descanso ou vice e versa. Corre o risco de sua mente não assimilar que parou de trabalhar e você não ter a sensação de descanso caso todo lugar te remeta ao trabalho. Eleja, na medida do possível, um local calmo, sem distrações e explique para as outras pessoas da sua casa que aquele é o seu local e momento de trabalho.

Rotina

Mantenha uma rotina de horários e tarefas. Mesmo que você não tenha um horário pré-determinado de trabalho, faça o seu. Separe o tempo que você irá trabalhar, o tempo que irá descansar e o tempo para realizar outras atividades. Se você não tiver isso bem claro algumas tarefas podem fugir do seu controle e quando ver, vai ter que virar a noite para cumprir prazos.

Organize-se

Definas metas de entrega por dia de acordo com suas horas de trabalho e seus prazos de entrega. Dessa forma você se propõe a alcançar um objetivo, tem mais foco e evita algumas distrações.

Sabemos que nem todas as pessoas vão poder usar essas dicas para trabalhar home office pois suas funções não permitem esse tipo de trabalho. Mas se você faz parte dessa desse grupo, nossa dica é: previna-se ainda mais! Se possível, evite lugares com muitas pessoas e ande com álcool em gel na bolsa, sem esquecer de lavar as mãos sempre! Coloque a sua saúde e a das pessoas ao seu redor em primeiro lugar, sempre.

Nós do Amigo Edu esperamos que essa pandemia passe logo, mas enquanto isso vamos oferecendo conteúdos diários que possam ser úteis nesses dias de reclusão social.